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Marre des réunions ? Gagnez en efficacité avec les ateliers !

Vous avez l’impression de perdre votre temps en réunion ? Vous avez trop de réunions dans la semaine et vous n’avez plus le temps de réaliser vos tâches ? Vous êtes frustré(e) car la réunion ne vous permet pas de vous exprimer ? Vous pensez qu’il est nécessaire de se réunir mais vous pensez que vous n’avancez pas en réunion ? Ne vous inquiétez pas, j’ai la solution !

La réunionite on en parle ?

Cela fait maintenant plus de 10 ans je travaille en entreprise (soit en tant que salariée soit en tant qu’indépendante). Souvent, le constat est le même : quand j’arrive dans une réunion, on a un ordre du jour et une durée et puis c’est tout. Les personnes présentes autour de la table donnent leur avis sur le sujet, on parle durant le temps qui nous est imparti, les leaders du groupes parlent beaucoup et les plus timides se taisent, quelques décisions sont prises à la volée et parfois on a un compte rendu. Si vous avez l’impression d’avoir déjà vécu cette situation ou bien de la vivre encore aujourd’hui, je vous propose de découvrir des méthodes de travail bien plus efficaces : les ateliers !

Quelle est la différence entre un atelier et une réunion ?

Je pense que certain(e)s d’entre vous me diront “oui mais une réunion si ça se prépare, ça fonctionne bien !”. Oui en effet, pour qu’une réunion soit efficace, il faut a minima :

  • temps imparti
  • inviter les bonnes personnes (et non la Terre entière)
  • problématique à laquelle répondre à la fin de la réunion
  • ordre du jour communiqué à l’avance
  • une personne responsable du temps
  • une personne responsable du compte rendu
  • une personne responsable de l’animation pour avancer sur le sujet et répartir la parole entre les participants
  • des tâches à attribuer aux personnes concernées avec une date butoir pour avancer sur le travail à effectuer

Bien entendu, toutes ces conditions ne sont pas remplies dans 90% des cas (chiffre venant de ma propre estimation pessimiste sur le sujet 😀 )

Un atelier, quant à lui, a besoin des mêmes conditions qu’une réunion mais il va permettre de produire des éléments PENDANT la séance : les participants seront donc actifs !

Comment se déroule un atelier ?

Pour réaliser un atelier, il faut un(e) animateur/animatrice qui a préparé la séance. En effet, pendant l’atelier, les participants auront des exercices pratiques à réaliser qui vont s’enchainer les uns après les autres et cela se prépare. Ces exercices permettront de produire des éléments qui répondront à la problématique de départ.

Pendant l’atelier, l’animateur/animatrice va modérer le temps et les participants et donnera les consignes. Ceux-ci devront produire des éléments qui serviront à réaliser le compte rendu (ou bien qui se suffiront à eux-mêmes et feront office de compte-rendu). Les exercices à réaliser peuvent avoir différentes formes : éléments à remplir, réflexion avec des post-it, jeux, LEGO®, collages…

atelier experience utilisateur
Exemple d’atelier où les participants travaillent ensemble sur une solution à une problématique

Un atelier se prépare toujours en amont. Cependant, il peut arriver parfois que l’on soit pris au dépourvu ou bien que l’on doive faire des réunions toutes les semaines pour avancer sur un sujet et que l’on ai pas le temps de le préparer. Pas de panique ! Il suffit d’avoir dans sa boîte à outils quelques exercices faciles à mettre en oeuvre et qui peuvent être sortis rapidement sans préparation. Récemment, cela m’est arrivé dans le cadre d’une association qui souhaitait travailler ses valeurs et son positionnement : j’ai rapidement vu qu’on avancerait plus vite avec des exercices concrets et j’ai donc proposé aux participants de se laisser guider. J’ai pris un paper et un stylo et nous avons répondu à la problématique en 1h30 seulement avec 2 exercices que j’ai l’habitude de faire faire.

On retrouve d’ailleurs des exercices “type atelier” quand on travaille en agilité avec les “rituels” : quand on fait une rétrospective, on peut réaliser un “speed boat” (noter les points positifs, négatifs et les axes d’amélioration sur des post-it et les partager à l’équipe. Le tout est agrémenté d’un dessin de bateau). Vous voyez que les exercices à faire lors d’un atelier peuvent être simples ou complexes en fonction du problème à traiter. 🙂

Dans quels cas doit-on faire un atelier ?

Je pense qu’il est possible de faire des ateliers pour tous types de problématiques à traiter, en voici quelques exemples…

1/ Construire une vision commune sur un sujet

Cela m’est déjà arrivée de venir en réunion et de devoir travailler et avancer sur un sujet et de me rendre compte que les participants n’ont pas la même vision. Cela m’est aussi arrivé de venir en réunion et que l’ordre du jour soit “échanger sur le pourquoi on fait les choses et construire une vision commune” et que les participants ne sachent pas par quel bout commencer.

J’appelle cet atelier un “atelier de vision” qui permet à tout le monde de construire ensemble de partager un référentiel commun. L’idée est de redéfinir les valeurs et le pourquoi (“why” de Simon Sinek) et ainsi de pourvoir avancer sur des bases saines. Pour cela, il existe beaucoup d’exercices différents qui seront adaptés à différents cas. C’est l’animateur/animatrice qui devra définir les exercices à effectuer et quel temps prendre pour chacun. Les exercices doivent s’enchaîner de façon logique pour amener les participants à répondre à la question de départ.

atelier positionnement
Les participants sont en train de travailler leur “pitch” concernant leur nouveau service

2/ Prise de décision et plan d’action

Je trouve que souvent ce qu’il manque en réunion c’est d’acter les décisions et de s’organiser pour la suite et d’avancer après avoir quitté la salle. Afin d’éviter cela, vous pouvez mettre en place des exercices simples qui vous permettront de pouvoir avancer sur la suite. Pour commencer, pensez à inviter les décideurs à ce type de réunion afin de ne pas avoir à revenir sur les décisions après celle-ci. 🙂

Faites ensuite des exercices qui alignent tout le monde sur la direction à donner au projet puis définissez et priorisez les tâches à faire. Pour que votre atelier soit efficace sur le long terme, définissez qui va devoir prendre telle ou telle tâche et donnez une date limite pour chacune d’entre elles. Si vos tâches sont trop grosses, divisez les en plus petites tâches. Vous pouvez faire simple sous forme de liste (quoi ? qui ? quand ?) ou bien avec des éléments plus visuels comme sur la photo ci-dessous. Cela dépendra du temps que vous pouvez y consacrer et ce que vous souhaitez tirer de cet atelier.

travailler le plan d'action en atelier
Les participants remplissent un modèle qui leur permet de définir un plan d’action

3/ Co-construire un produit/service

On dit souvent que “Seul(e) on va plus vite, ensemble on va plus loin” (qui est un proverbe africain, merci Google parce que je l’entend souvent mais ne savait pas d’où cela venait) et je pense notamment que cela est d’autant plus vrai lorsqu’il faut produire des éléments.

Si vous travaillez dans le digital par exemple et que vous devez imaginer des maquettes pour modéliser un interface, on vous demande souvent d’aller travailler dans votre coin et de revenir avec LA solution géniale qui va tout révolutionner. Vous aussi ça vous est déjà arrivé ? Et bien cela arrive dans bien des domaines et pas forcément que dans le digital. 😉 Pourquoi ne pas plutôt faire confiance à l’intelligence collective ?

Dans les pays anglo-saxons, beaucoup d’entreprises travaillent en “pair-thinking” c’est-à-dire qu’ils se mettent à plusieurs pour travailler ensemble sur un même sujet pour aller plus loin (cela ne coûte pas deux fois plus d’argent à l’entreprise si on travaille en binôme). Si vous êtes le/la seul(e) expert(e) dans votre domaine, demandez à un(e) collègue de travailler avec vous : son regard neuf vous permettra de vous enrichir !

Par exemple, j’ai déjà fait travailler des personnes non expertes sur de la conception d’interfaces : même si les maquettes n’étaient pas réalisées de façon cohérentes j’ai pu récupérer beaucoup d’idées et remodeler le tout pour avoir un fini réaliste.

sketching papier
Les participants ont réalisé des maquettes papier d’application mobile qui ont servi de base de travail

Quels sont les avantages d’un atelier ?

Vous l’aurez compris, travailler de façon active et participative permet de gagner en efficacité mais bien plus encore ! Voici les 5 points clés à retenir selon moi :

1/ Les participants sont acteurs : fini la sieste pendant la réunion ! En atelier, tout le monde participe et produit des choses ! A la fin de l’atelier on a avancé et on sait qu’on n’est pas venu pour rien : c’est très satisfaisant de voir que l’on progresse.

2/ La parole pour tous : les exercices réalisés pendant les ateliers permettent pour la plupart que tout le monde puisse s’exprimer. Vous pouvez alterner réflexion en solo ou réflexion en groupe lors de l’atelier pour vous assurer que chacun(e) aura été contributeur/contributrice.

3/ Gagner du temps : vous produisez PENDANT la réunion des éléments qui ont de la valeur. De plus, en fonction de votre contexte d’entreprise, vous pouvez utiliser les éléments produits pendant la réunion comme unique compte rendu (à accrocher dans un endroit stratégique ou bien à prendre en photo et à partager).

4/ Créer de la cohésion : travailler en groupe permet d’aller plus loin (plus que la simple somme des cerveaux) mais aussi de créer un sentiment d’appartenance et de partager une expérience avec d’autres personnes. Cela s’en ressentira au sein du groupe et pourra faire émerger des collaboration plus facilement au sein de l’entreprise.

5/ Tout le monde repart avec la même base : les éléments construits pendant l’atelier sont des choses sur lesquelles les participants se sont mis d’accord et sont visibles et palpables (une construction en LEGO® a plus de poids que des personnes qui échangent à haute voix sans prise de note).

Et vous ? Vous avez déjà testé les ateliers ? Qu’en avez-vous pensé ? Quels sont pour vous les avantages de cette méthode de travail ?

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